Tarjouspyyntö | Business Tampere

Tarjouspyyntö: Business Tampereen vastuullisuusneuvonnan helpdesk

4.7.2024

visit tampere hameenpuisto tramway drone views ratikka summer laura vanzo 17

Google

Tarjouspyyntö liittyy Business Tampereen vastuullisuusneuvonnan helpdesk -palveluun, joka tarjoaa kasvuun ja kansainvälistymiseen tähtääville yrityksille luottamuksellista ja maksutonta tukea vastuullisuuteen liittyvissä kysymyksissä sekä neuvoo vastuullisuuden sääntelymuutoksissa ja sopivien vastuullisuustyökalujen valinnassa. Business Tampere etsii tällä kilpailutuksella itselleen kumppania palvelun toteuttajaksi.

Hankintamenettely

Kyseessä on EU-kynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon alittavan palvelun hankinta eli ns. pienhankinta, johon ei sovelleta voimassa olevan hankintalain (1397/2016) säännöksiä.

Hankinnan ennakoitu kokonaishinta on enimmillään 20.000 EUR (+alv), joka pitää sisällään sekä hankinnan vuodelle 2024 että sen jälkeen mahdollisesti toteutettavan option vuodelle 2025. Tämän ylittäviä tarjouksia ei oteta huomioon. Optio voidaan jättää käyttämättä kokonaan, käyttää vain osaksi, tai käyttää täysimääräisesti siten, ettei kokonaishankinnan yhteishinta ylitä 20.000 EUR (+alv).

Hankinnan budjetti vuonna 2024 on 10.000 EUR (+alv).
Option budjetti vuonna 2025 on 10.000 EUR (+alv).

Tilaaja valitsee kohdassa 5 asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävän tarjoajan tuottamaan hankinnan kohteena olevaa palvelua perustuen kohdan 7 Valinta- ja vertailuperusteet mukaisesti.

Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä.

Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla suorittamatta hankintaa.

Hankintalain 135 § mukaisesti hankintaoikaisua sovelletaan myös sellaisen hankintayksikön päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjaamiseen, johon ei muutoin sovelleta hankintalakia. Tässä tarjouspyynnössä sovelletaan hankintaoikaisua oheisesti; hankintapäätöksestä on oikeus jättää valitus, valitusaika on 2 viikkoa.

Tarjouspyyntö on julkaistu Business Tampere Oy:n internet-sivustolla https://businesstampere.com/fi/tietoa-meista/tarjouspyynnot/ sekä lähetetty 5 potentiaaliselle tarjoajalle 4.7.2024. Hankintapäätös tullaan viestimään kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena oleva palvelu tarjoaa kasvuun ja kansainvälistymiseen tähtääville Tampereen seudun yrityksille luottamuksellista ja maksutonta tukea vastuullisuuteen liittyvissä kysymyksissä sekä neuvoo vastuullisuuden sääntelymuutoksissa ja sopivien vastuullisuustyökalujen valinnassa.

Palvelu kattaa pääasiassa vastuullisuuteen liittyvää lyhyen aikavälin neuvontatyötä (max. 2h per yritys). Se voi olla esimerkiksi neuvontaa, miten lähteä liikkeelle yrityksen vastuullisuusasioiden osalta, kartoittaa yritykselle olennaisia vastuullisuuden osa-alueita tai tukea olemassa olevaa vastuullisuustyötä esimerkiksi sääntelymuutosten hahmottamisessa tai vastata yrityksen yksityiskohtaiseen vastuullisuuskysymykseen. Palvelu ei ole luonteeltaan konsultointipalvelua eikä tuota valmiita raportteja tai kattavia asiantuntijatyösuoritteita.

Palvelu tapahtuu pääsääntöisesti etänä ja palvelua tulee tuottaa minimissään seuraavissa kanavissa: puhelin, sähköposti, Teams, (tai vastaava), WhatsApp (tai vastaava, kuten tekstiviesti). Edellä mainittujen kanavien lisäksi palvelua voidaan kuitenkin erikseen sovittaessa antaa myös paikan päällä lähipalveluna Tampereen seudulla (esim. jonkun tapahtuman yhteydessä). Tavoitteena on tarjota palvelua monipuolisesti pääsääntöisesti eri digikanavissa ja vastata mahdollisimman nopeasti asiakkaan kysymyksiin. Palvelun vasteajan tulee olla enintään 72h arkipäivinä. Palvelua tuotetaan suomen ja englannin kielellä.

Tuntihinnalla ostettu palvelu ei kata asiakastapaamiseen valmistautumista (esim. dokumentteihin perustuvaa analyysiä), sillä lähtökohta on, että palvelu on nopeatempoista ja asiakkaalle mahdollisimman helposti lähestyttävää.

Alustavan arvion mukaan palvelun tuottamisen kesto ajoittuu aikavälille syyskuu 2024 - joulukuu 2024 (tarkennetaan sopimuksia allekirjoittaessa).

Tarjouspyyntöön liittyvät tarkemmat kysymykset ja vastaukset

Mahdollisia tarjouksen laadintaan liittyviä kysymyksiä voi esittää ajalla 8.7.-6.8.2024 sähköpostitse osoitteella noora.vaaraniemi@businesstampere.com. Sähköpostin otsikkona tulee olla ”Lisätietopyyntö: Tarjous: Business Tampereen vastuullisuusneuvonnan helpdesk”.

Vastaukset julkaistaan Business Tampere Oy:n internetsivustolla https://businesstampere.com/fi/tietoa-meista/tarjouspyynnot/ viimeistään 8.8.2024. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi vastaamme tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin ainoastaan kootusti edellä mainitulla tavalla.

Lisätietopyynnöt

Kysymys 1: Mietimme mahdollisuutta tarjota yrityksestämme kolmea konsulttia, joista yksi pystyisi tarjoamaan palvelua ainoastaan englannin kielellä, ja toinen tarvittaessa molemmilla kielillä. Tarjouspyyntödokumentissa nimittäin mainitaan, että "palvelua tuotetaan suomen ja englannin kielellä", joten tästä ymmärrän, että tämän tulisi olla mahdollista. Pitääkö tämä paikkansa?
Vastaus 1: On mahdollista, että yksi konsultti antaa palvelua molemmilla kielillä tai sitten että tarjotaan useampaa konsulttia, joista esimerkiksi toinen antaa palvelua suomeksi ja toinen englanniksi. Pääasia on, että palvelu on saatavilla suomeksi ja englanniksi.

Kysymys 2: Onko tarkoituksena, että jos konsultteja olisi tarjouspyynnön voittaneessa tapauksessa useampi, että yksi konsultti olisi vastuussa yhdestä yrityksestä kerrallaan, vai voisiko tarvittaessa kaksi konsulttia toimia yhdessä tietyn asiakkaan kohdalla?
Vastaus 2: Lähtökohtaisesti yksi konsultti per yritys ja useamman konsultin käyttö tulee olla perusteltua yrityksen hyödyn näkökulmasta. Helpdesk-neuvontatyö on hyvin lyhytkestoista neuvontaa, jossa yritys saa max. 2 tuntia neuvontaa. Jos yrityksen kysymyksen osalta on perusteltua, että kaksi konsulttia auttaa kyseistä yritystä niin silloin yritys voi saada vain tunnin helpdesk-neuvontaa.

Kysymys 3: Minkälainen olisi helpdeskin asiakasyritysten volyymi suurin piirtein? Eli kuinka montaa yritystä voisi odottaa palveltavan hankkeen aikana?
Vastaus 3: Tämä määrittyy tarjouksessa esitetyn tuntihinnan perusteella. Vastuullisuuden helpdesk-palvelua pilotoidaan nyt ensimmäistä kertaa, joten tähän ei voi esittää suuruusluokkaa.